Instytucje publiczne zobowiązane są do zlecania prac zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2164). Zlecenie od instytucji publicznej nazywamy zamówieniem publicznym.

Zamówienie publiczne może mieć różne formy, przy czym w przypadku audytu prawie zawsze będzie realizowane jako tzw. zamówienie z wolnej ręki, w którym to mogą Państwo dowolnie wybrać wykonawcę, negocjować z nim cenę i jednocześnie nie muszą ogłaszać tego zamówienia publicznie. W praktyce wysyłają Państwo do wybranych przez siebie firm zapytanie ofertowe (czyli prośbę o złożenie oferty cenowej). Wyboru dokonują Państwo w oparciu o swoje kryteria, bez zbędnych formalności.

Takie zapytania ofertowe do zamówienia z wolnej ręki są jednak ograniczone finansowo. Osoba odpowiedzialna za finanse w Państwa instytucji będzie wiedzieć, czy w danym roku mogą Państwo jeszcze zlecić jako zamówienie z wolnej ręki audyt, na co należy zarezerwować najlepiej 30 – 70 tyś. zł netto.

Jeśli Państwa budżet na obecny rok nie pozwala na taki wydatek w formie zamówienia z wolnej ręki, to wtedy trzeba użyć innej formy zamówienia publicznego. Najpopularniejszą jest przetarg, który wiąże się z dużą ilością wymogów formalnych, możliwością odwoływania się od decyzji o wyborze zwycięzcy itp…

Pośrednią formą jest dialog konkurencyjny, w którym najpierw wybiera się wykonawców, następnie prowadzi z nimi rozmowy i wysyła się do nich sfinalizowanie zapytanie ofertowe.

W praktyce jednak zazwyczaj firmy prowadzą dialog techniczny, który w praktyce oznacza zadawanie pytań firmom, które następnie nie muszą być wykonawcami. Dialog techniczny poprzedza więc całą procedurę zamówienia publicznego, zaś dialog konkurencyjny jest w środku tej procedury.

Jeśli nie chcą Państwo formalizować swoich pytań i zobowiązywać się do rozpisywania zamówienia publicznego, można nazwać swoje pytania do wykonawców rozeznaniem rynku, które nie zobowiązuje.

Dowiedz się więcej o audytach stron internetowych dla instytucji publicznych.

Powyższe informacje nie były pisane przez prawnika i nie należy ich traktować jako porad prawnych, wytycznych, bądź zaleceń. Czytelnik powinien we własnym zakresie zweryfikować podane w artykule informacje.